Outlook（アウトルック）のメールをフォルダーに自動で振り分ける方法メールを右クリックして「ルール」から作る。新しい Outlook・クラシック・Web で場所が違い、Copilot に頼む方法もある【2026年10月版】

2026年10月8日・日本時間時点の情報です。 Outlook（アウトルック）のメールをフォルダーに自動で振り分けるには、受信トレイのメールを右クリックして「ルール」→「ルールの作成」を選び、移動先のフォルダーを決めて「OK」を押す。Microsoft サポートの「Outlook で仕分けルールを使用してメール メッセージを管理する」にある手順で、新しい Outlook・クラシック Outlook・Outlook.com で入口が共通している。ルールの機能に AI は要らない。AI が関わるのは、ルールを文章で頼める Copilot（コパイロット）と、優先度を付ける機能の2つで、使える人の条件が別にある。

3行まとめ

1. 振り分けの基本は、メールを右クリック→「ルール」→「ルールの作成」→フォルダーを選んで「OK」（Microsoft サポート・2026年10月8日取得）。Outlook on the web は「設定」→「メール」→「ルール」から作る。
2. 新しい Outlook は、Gmail・Yahoo・iCloud のルールに対応せず、クラシックで作った一部のルールも処理できない。クラシックのルールの一部は Outlook を起動している間だけ動く。
3. Copilot に、請求書のメールを請求書フォルダーへ動かすよう文章で頼むと、確認のあとにルールを作る（今後届くメールだけ）。この機能は Microsoft 365 Copilot のリリースノートの2026年9月23日の回に載っている。優先受信トレイは、フォルダーへの振り分けとは別の「フォーカス／その他」の機能。

まずフォルダーを用意する。作り方は版によって違う

ルールは、メールを動かす先のフォルダーがあって初めて意味を持つ。クラシック Outlook と Copilot では、ルールを作る途中で新しいフォルダーを作ることもできる（後の節）が、先に作っておくと迷わない。公式ヘルプにある作り方は次のとおり。

• クラシック Outlook: 「Outlook のフォルダーを使用してメールを整理する」（HTML 内の更新日 2026年9月19日）は、フォルダー ウィンドウで自分の名前を右クリックして「新しいフォルダー」を選び、名前を入力して Enter キーを押す、と書く。受信トレイを右クリックして受信トレイの中に作ることもできる。
• Outlook.com: 「Outlook.com でのメッセージ フォルダーの操作」（HTML 内の更新日 2026年9月30日）は、フォルダー一覧でメールボックス名を右クリックして「新しいフォルダーの作成」を選び、名前を入力して Enter キーを押す、と書く。
• 新しい Outlook: 「Outlook でフォルダーまたはサブフォルダーを作成する」（HTML 内の更新日 2026年9月16日）は、左側のフォルダー ウィンドウでメール アドレスを右クリックするか、その上にマウス ポインターを置いて「その他のオプション」を選び、「Create new folder」（日本語版のヘルプでも英語の表記のまま）を選んで、名前を入力して Enter キーを押す、と書く。サブフォルダーは、親にするフォルダーを右クリックして「新しいサブフォルダーを作成」。
• Outlook on the web: 同じページの「Outlook on the web」タブは、フォルダー ウィンドウの「フォルダー」を右クリックする（または「その他のオプション」）ところだけが違い、あとは新しい Outlook と同じ流れになっている。

新しい Outlook の右クリックの「ルールの作成」の画面で、移動先を選ぶ段階で新しいフォルダーを作れるかは、ヘルプに書かれておらず、筆者も確かめていない（Outlook を操作していないため）。Copilot 経由なら、フォルダーが無い場合に作ってよいかを聞かれる（後の節）。

新しい Outlook で、特定の送信者のメールをフォルダーに振り分ける手順

Microsoft サポートの「新しい Outlook」タブの記載による。筆者は Outlook 本体を操作しておらず、以下は公式ヘルプの文言に従って書いている。

1. ルールを作りたい送信者のメールを、メッセージ一覧で右クリックする。
2. 「ルール」にカーソルを合わせ、「ルールの作成」を選ぶ。
3. その送信者から届くメールの移動先のフォルダーを選び、「OK」を選ぶ。

ヘルプは、「OK」を選ぶと、すべての受信メッセージにルールが適用されると書く。条件を細かくしたい時は、同じ画面の「その他のオプション」を選ぶ。ルールの設定メニューが開き、ヘルプは次のように説明する。

すべてのルールには、少なくとも、名前、条件、アクションの 3 つが必要です。 また、ルールには、条件の例外も含めることができます。

「条件の追加」「アクションの追加」「例外の追加」で、それぞれ複数を足せる。「このルールの実行後、その他のルールを実行しない場合」は、「仕分けルールの処理を中止する」のチェック ボックスをオンにする。保存するまでルールは作られない。

作ったあとの管理は、「設定」→「メール」→「ルール」にまとまっている。ヘルプにある操作は次のとおり。

新しい Outlook でつまずきやすい2点

「現在、新しい Outlook では、Gmail、Yahoo、iCloud などのサード パーティのアカウントを管理するためのルールはサポートされていません。」と、同じページは書く。これらのアカウントは、それぞれのメール サービスの側でルールを作る、とも書いている。

もう1つは、クラシックから移したルールの扱い。ヘルプは、クラシックで作った一部のルールは「クライアント側のルール」で、新しい Outlook では処理できないと書き、そのルールは新しく作り直して置き換えるよう案内している。Microsoft の機能比較の表（最終更新日 2026年9月23日）でも、「ルール」の行はクラシックが「使用可能」、新しい Outlook が「部分的に利用可能」で、「ルールのインポート/エクスポート」の行は新しい Outlook が「サポートされていません」になっている。クラシックのルールを丸ごと持ち越せる前提では考えないほうがよい。

クラシック Outlook でルールを作る手順

クラシックは「ファイル」タブのある従来のデスクトップ アプリで、新しい Outlook との見分け方はクラシック・新しい Outlook・Web の違いの記事にまとめた。Microsoft サポートの「クラシック Outlook」タブには、メールから作る方法とテンプレートから作る方法がある。

メールから作る方法:

1. 振り分けたいメールを右クリックし、「ルール」→「ルールの作成」を選ぶ。
2. 条件と、その条件のメールをどう扱うかを選ぶ。ヘルプの例は、「件名が次の文字を含む場合」を条件にして、「アイテムをフォルダーに移動する」を選び、フォルダーを選ぶか新しく作る、というもの。
3. 「OK」を選ぶ。すぐに使うなら「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」のチェック ボックスを選んでから「OK」にする。

テンプレートから作る方法は、「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」から新しい仕分けルールを作り、テンプレート（例は「特定の人から受信したメッセージにフラグを設定する」）を選ぶ。下線付きの値をクリックして内容を決め、「次へ」を2回進めて、名前を付けて「完了」にする。

クラシックには、公式ヘルプが明記する注意点が2つある。

• 「特定のルールは Outlook が起動している場合のみ実行されます。」という警告が出ることがある。Outlook を閉じていると動かないルールがある、という意味になる。
• 動かないルールは「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」で、赤く表示されたルールのチェック ボックスをオンにして、「仕分けルールの説明」の下のリンクから直す。

クラシックでルールを止めたい時は、ルールの横のチェック ボックスをオフにする（ヘルプのヒント）。既存のメールに使いたい時は、「仕分けルールと通知の管理」の「仕分けルールの実行」から、対象のフォルダーとメッセージの種類（すべて・既読・未読）を選んで「今すぐ実行」を押す。

Outlook on the web と Outlook.com でルールを作る手順

Outlook on the web は、職場・学校のアカウントでブラウザーから開く版。Outlook.com は、個人の Microsoft アカウント（Hotmail など）用。Microsoft サポートは、同じページに両方の手順を別のタブで載せている。

Outlook on the web（職場・学校）

1. 「設定」を選び、「メール」を選んで、「メール」の中の「ルール」を選ぶ。
2. 「新しいルールの追加」を選ぶ。
3. 「ルールの名前」の欄に名前を入れ、ドロップダウン リストから条件とアクションを選ぶ。足すには「条件の追加」「アクションの追加」、例外は「例外の追加」。

ヘルプによると、既定では「以降のルールは処理しない」がオンで、複数のルールに合うメールは最初のルールだけが適用される。オフにすると、条件を満たすすべてのルールが適用される。

Outlook.com（個人）

新しい Outlook と同じように、メール一覧のメールを右クリックして「ルール」→「ルールの作成」でフォルダーを選ぶ。細かくしたい時は「その他のオプション」。「設定」→「メール」→「ルール」から、まっさらなルールを「新しいルールの追加」で作る方法もある。

ここに、ほかの版と大きく違う点がある。同じページは、Outlook.com のルールについて次のように書いている。

現時点で Outlook.com のベータ版では、既存のメッセージに受信トレイのルールを実行することはできません。 新しいルールはルールの作成後に受信したメッセージにのみ適用されます。

代わりに、「アーカイブ」「移動」「一括処理」のコマンドで、受信トレイのメッセージを自動で動かしたり消したりできる、と続く。「一括処理」について、「Outlook.com でのメッセージ フォルダーの操作」は、選んだメッセージの送信者からの受信メールをすべて削除する、最新のメールだけ残して残りを削除する、10日たったメールを削除する、のような使い方を挙げている。

Mac の Outlook は、別のヘルプページに「設定」→「ルール」の手順がある

ルールの手順ページのタブは、新しい Outlook・クラシック・Outlook on the web・Outlook.com の4つで、Mac のタブは無い（筆者が保存した HTML のタブ一覧）。Mac の手順は、ページ末尾の関連項目にある「Outlook for Mac でルールを作成する」（HTML 内の更新日 2026年8月26日）に分かれていて、そのページの「Outlook for Mac」タブは次のように書く。

1. Outlook メニューの「設定」を選ぶ。
2. サイド ナビゲーション ウィンドウで「ルール」を選ぶ。
3. 「+ルールの追加」を選び、ルールに名前を付ける。
4. 「条件を選択」で条件を、「アクションの選択」で、条件に合うメールが届いた時の動作を選ぶ。

既定では「その他のルールの処理を停止する」がオンで、複数のルールに合うメールには最初のルールだけが適用される。作ったルールは、横の3つの点（...）から「今すぐルールを実行」を選ぶと、すぐに実行できる。同じページには「従来の Outlook for Mac」のタブもあり、こちらは「ホーム」タブの「ルール」から作る別の手順になっている。ページの冒頭は、従来の Outlook for Mac のサポートが2026年10月に終わると書いている。

優先受信トレイ（フォーカス／その他）は、フォルダーへの振り分けとは別物

検索で「振り分け」と打つと、優先受信トレイの説明も出てくる。仕組みが違うので、先に分けておく。

Microsoft サポートの「Outlook の優先受信トレイ」（HTML 内の更新日 2026年9月21日）は、優先受信トレイを次のように説明する。

優先受信トレイは、受信トレイを 2 つのタブ (フォーカスあり) と [その他] に分割します。 最も重要なメール メッセージは [フォーカス] タブに表示され、残りのメール メッセージは [その他] タブで簡単にアクセスできますが、邪魔なままです。

同じページは、システムがメールや連絡先を考慮に入れて、自動生成メールや一括送信メールのようなノイズの多いものをフィルターにかけ、「使えば使うほど、使いやすくなります」と書く。このページの本文には「AI」の語は出てこない（筆者が本文を検索した結果）。仕組みは、以前の「低優先メール（クラッター）」が低優先フォルダーへメールを移していたのと同じアルゴリズム、と説明されていて、Copilot の機能とは別のものとして書かれている。

使い方は版ごとに次のとおり（Microsoft サポート）。

メールの行き先を自分で変えるには、フォーカスまたはその他のタブでメールを右クリックし、「移動」から「他の受信トレイに移動」または「フォーカスされた受信トレイに移動」を選ぶ。送信者の今後のメールすべてをその他に入れたい時は「常に他の受信トレイに移動する」を選ぶ。ここまでの名前は新しい Outlook と Web のタブの表記で、クラシックのタブでは「他に移動」「常に他に移動」と書かれている。

注意点も、同じページに書かれている。

• Windows の Outlook では、優先受信トレイは Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントでだけ使える。
• 共有メールボックスでは、優先受信トレイは機能しない。ヘルプはこれを「仕様」と書く。
• メールボックスにフォーカスとその他が出ない時は、代わりに「低優先メール（クラッター）」フォルダーがある場合がある。

「フォルダーを作って、そこに自動で動かしたい」なら、使うのはルール。「届いたメールを、重要な順に2つのタブへ自動で分けたい」なら、優先受信トレイ。ルールで受信トレイ以外のフォルダーに動かしたメールは、そもそも受信トレイのタブには出ない（ここは、2つのページの説明から筆者が読み取った整理）。

Copilot に文章で頼んで、ルールを作らせる

Copilot は、Microsoft の AI アシスタント。Outlook では、メールの要約・下書き・チャットなどに使われる。このうち、振り分けに関係するのは「ルールの管理」で、Outlook の Copilot の FAQ（最終更新日 2026年8月）は、次のように書く。

ルールの管理: Copilot チャットを使用すると、自然言語を使用して Outlook のルールを作成または管理できるため、受信メールを簡単に自動的に整理できます。

「Microsoft Copilot を使用して Outlook ルールを作成、表示、更新、削除する」（HTML 内の更新日 2026年9月21日）は、頼み方の例を4つ載せている。そのうち2つを原文のまま引く。

Alex からのメールを [後で読み上げ] フォルダーに移動するルールを作成します。

件名に "請求書" が含まれているメールを [請求書] フォルダーに移動します。

ヘルプによると、流れは次のとおり。

1. 今後のメールをどうするかを文章で頼む。
2. 作る前に、Copilot がルールの要約（条件・アクション・「今後のメールにのみ適用される」こと）を見せ、確認を求める。確認するまで何も作られない。
3. 移動先のフォルダーがまだ無い時は、フォルダーとルールを一緒に作ってよいか、1回だけ聞かれる。
4. 既存のルールの一覧表示、更新（「"請求書" ルールを無効にします」など）、削除も、文章で頼める。更新と削除も、確認してから実行される。

制限として、ページは「Copilot によって作成されたルールは、標準の受信トレイ ルールです。 その結果、これらは今後の受信メッセージにのみ適用されます (既存のメールは遡及的に処理されません)。」と書く。つまり、中身は前の節までの手順で作るルールと同じもので、設定画面（「Outlook ルール設定」のリンクが出る）からも直せる。iOS と Android の Outlook では、このリンクは使えない。

使える場所は、Microsoft Copilot のフルページ版と、Microsoft 365 アプリの Copilot サイド ウィンドウ（クラシック Outlook・新しい Outlook・Outlook on the web・Mac・iOS・Android の Outlook）と書かれている。

だれが使えるのか。公式の原文で分かること、分からないこと

この「ルールを Copilot で作る」ページには、必要な契約や無料かどうかの記載が無い。日本語版（HTML 内の更新日 2026年9月21日）と英語版（同 9月18日）の両方を、筆者が本文で確かめた。ほかの公式の記録で、日付が分かるものは次のとおり。

リリースノートは、冒頭に「適用対象: Microsoft 365 Copilot」とあり、新機能は「テナント内のユーザーのサブセットに段階的にロールアウトしてから、organization 全体に拡大されます」と書く、組織向けの文書。この項目も「仕事データ」のチャットの話として書かれている。Microsoft 365 のロードマップ（2026年10月8日に取得した1,900件を、rule・Copilot・Outlook などの語で検索）には、Copilot でルールを作る項目は見つからなかった。個人向けの Microsoft 365（Personal・Family・Premium）や、サブスクリプションなしの Outlook.com でこの機能が使えるとする記載は、本記事が確認した範囲（上の各ページと、日本語・英語のサポート ページ）では見つからなかった。

Outlook の Copilot をだれが使えるか（無料の Copilot、個人の Microsoft 365、職場・学校のプランの違い）は、クラシック・新しい Outlook・Web の違いの記事の「だれが使えるか」の節にまとめた。Outlook に Copilot のボタン自体が出ない時の確認順は、Word・Outlook・PowerPoint の Copilot が表示されない時の記事にある。

筆者はログインしていないので、個人の Outlook.com でルールを頼む入口が出るかどうかは見ていない。手元で使えるかは、Outlook の Copilot に、ヘルプの例のようにルールの作成を頼んでみるまで分からない。

ほかの Copilot の機能は、振り分けとどう関係するか

要約: 長いスレッドを読むための機能で、メールを動かしはしない。「Outlook で Copilot を使用してメール スレッドを要約する」によると、クラシック Outlook か新しい Outlook で会話を選び、スレッドの上部の「Copilot による要約」（または「要約」）を選ぶ。要約はメールの上部に出て、スレッド内のメールへ飛べる番号つきの引用が付く場合がある。

受信トレイの優先順位付け: 「受信トレイの優先度を設定」のページ（HTML 内の更新日 2026年9月21日）は、Copilot がメールを見て、優先度（高・低・通常）を付けると書く。ページの冒頭にある「適用先」は Outlook for Microsoft 365 で、機能は段階的に提供されているため、オプションが見えない時は数日後にもう一度、と案内している。

この機能は、ルールと次のようにぶつかる。

受信トレイ以外のフォルダーに配信されたメールは評価されません (たとえば、サブフォルダーにメールを送信するルールがある場合など)。

つまり、振り分けルールで先にフォルダーへ動かしたメールには、Copilot の優先度は付かない。重要な送信者のメールを、ルールでフォルダーに隔離しないほうが、優先順位付けの対象になる（ここは、ヘルプの記載から筆者が読み取った整理）。また、このページによると、機能をオンにした後に受信したメールだけが対象で、過去のメールは評価されない。

ルールの手順ページを headless で開いた時に出た画面

2026年10月8日の4時50分から51分にかけて、Microsoft サポートの「Outlook で仕分けルールを使用してメール メッセージを管理する」を、画面表示なしの（headless の）ブラウザーで、ログインせずに開いた。1280×800 と 390×844 の2サイズで撮影している。

• 最初の2回（4時50分と4時51分）は、ページのタイトルが「Service unavailable」になり、中身が出なかった。3回目（4時51分）に、読み込みのあと7秒待ってから撮ると表示された。サポート ページは、いつでも開けるとは限らない。
• 表示されたページには、「新しい Outlook」「クラシック Outlook」「Outlook on the web」「Outlook.com」の4つのタブが並んでいた。自分の版を選ぶ作りになっている（本文でこの順に手順を書いたのはそのため）。
• 1280×800 の画面では、右上に Microsoft アカウントでのサインインを促す吹き出しが出ていた。サインインしなくても、手順は全部読めた。
• 「Copilot に関するヘルプを利用する」の枠があり、質問の候補が3つ並んでいた。その1つが「Copilot のヘルプを使用して、ルールでメールメッセージを管理します。」だった。390×844 の画面では、この枠は見出しとタブの間に出ていなかった。
• ルールの手順ページの HTML に入っている更新日時（updated_at）は 2026年8月13日で、取得した日から約2か月前だった。Copilot でルールを作るページは9月21日、優先受信トレイのページも9月21日だった。画面の名称が、ヘルプの書き方と違っている可能性は残る。

操作していない画面と、読み取れなかった契約条件

• Outlook 本体の画面は操作していない。右クリックの「ルールの作成」の画面のレイアウト、フォルダーの選択肢、表示される文言は、公式ヘルプの記載をそのまま引いており、筆者の目では見ていない。
• Copilot でルールを作る機能が、どの契約で使えるかは、公式ページの記載から確定できなかった（上の節）。公式の記録は Microsoft 365 Copilot（組織向け）のリリースノートと Outlook ブログで、個人向けの記載は見つかっていない。無料の個人の Outlook.com で使えるかも未確認。
• 新しい Outlook の機能比較の「ルール」が「部分的に利用可能」とされる範囲（どの条件・アクションが使えないか）は、今回取得したページから特定していない。仕事で複雑なルールを使っている場合は、切り替える前に1つずつ作り直せるか試すのが安全（筆者の提案）。
• 職場・学校のアカウントで Copilot の何が使えるかは、組織の構成と管理者が割り当てたライセンスで変わる、と「Microsoft Copilot (無料) と Microsoft 365 の Copilot の違いは何ですか」は書く。組織ごとの設定は、サインインが必要で見ていない。

手順の出どころになった Microsoft サポートのページ

本文で名指しした公式ページは、すべて frontmatter の sources に取得日時つきで載せた。手順は日本語版の Microsoft サポートに従い、日付が違う場合は各ページの HTML 内の更新日を併記している。取得したページの原文と撮影は、筆者の作業フォルダーに保存してある。